Faktura za usługi budowlane
Prowadzenie działalności budowlanej w Polsce, sklasyfikowanej pod kodem PKD 41, wiąże się z obowiązkiem starannego dokumentowania każdej realizowanej usługi. Kluczowym dokumentem jest faktura – nie tylko jako potwierdzenie wykonania zlecenia, ale również jako element niezbędny w rozliczeniach podatkowych. Poprawne fakturowanie usług budowlanych ma bezpośredni wpływ na zgodność firmy z przepisami ustawy o VAT.
Do kategorii usług budowlanych zalicza się szeroki zakres działań: od budowy i przebudowy budynków, przez prace remontowe, aż po instalacje i rozbiórki. Wszystkie te czynności podlegają pod PKD 41 – „Roboty budowlane związane ze wznoszeniem budynków”.
Każda transakcja w tej branży, jeśli jest realizowana w ramach działalności gospodarczej, musi być odpowiednio udokumentowana fakturą – co jest kluczowe dla prawidłowego rozliczenia VAT.
Zgodnie z przepisami ustawy o VAT, obowiązek wystawienia faktury ciąży na każdym podatniku VAT, który realizuje sprzedaż usług lub towarów dla innego przedsiębiorcy – zarówno krajowego, jak i zagranicznego. Dotyczy to również przypadków, w których odbiorcą jest osoba prawna niebędąca podatnikiem VAT, a także sytuacji, gdy przed wykonaniem usługi została uiszczona zaliczka.
W relacjach z osobami fizycznymi nieprowadzącymi działalności gospodarczej faktura wystawiana jest tylko na ich wyraźne życzenie. Od 2020 roku taki dokument można wystawić wyłącznie wtedy, gdy na paragonie widnieje NIP nabywcy.
Wystawiając fakturę, należy pamiętać o obowiązkowych elementach określonych w art. 106e ustawy o VAT. Należą do nich:
W przypadku większości usług obowiązuje zasada, że fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania usługi. Dla usług budowlanych i budowlano-montażowych obowiązuje jednak inny termin.
Zgodnie z art. 106i ust. 3 pkt 1 ustawy o VAT, fakturę należy wystawić najpóźniej do 30 dni od wykonania usługi.
Przykład: jeśli usługa została zakończona 5 sierpnia, faktura powinna zostać wystawiona do 4 września. Niedotrzymanie terminu może prowadzić do negatywnych konsekwencji podatkowych.
W usługach budowlanych moment powstania obowiązku podatkowego przypada na dzień wykonania usługi (art. 19a ust. 1 ustawy o VAT). Jeżeli jednak przedsiębiorca otrzyma przedpłatę (np. zaliczkę), obowiązek podatkowy pojawia się z chwilą jej otrzymania.
Często zdarza się, że inwestorzy przekazują zaliczki przed rozpoczęciem prac. W takiej sytuacji należy wystawić fakturę zaliczkową. Jeśli całość prac oraz wpłata miały miejsce w tym samym miesiącu, można wystawić jedną fakturę końcową, bez konieczności wcześniejszego fakturowania zaliczki.
Usługi budowlane mogą być objęte różnymi stawkami VAT:
Poprawne przyporządkowanie stawki VAT jest obowiązkiem wykonawcy i powinno wynikać z charakteru obiektu oraz rodzaju wykonanych robót.
Niektóre usługi budowlane znajdują się na liście świadczeń objętych mechanizmem podzielonej płatności (split payment). Dotyczy to transakcji o wartości powyżej 15 000 zł brutto, zawieranych między firmami. W takim przypadku na fakturze należy umieścić adnotację:
„mechanizm podzielonej płatności”.
Od 2024 roku obowiązuje KSeF – Krajowy System e-Faktur. Firmy budowlane są zobowiązane do wystawiania faktur elektronicznych i przesyłania ich przez system. Choć oznacza to dodatkowe obowiązki, KSeF przynosi również korzyści:
W relacji z osobą prywatną (nieprowadzącą firmy), usługa budowlana może być udokumentowana paragonem fiskalnym. Fakturę można wystawić tylko na żądanie klienta i tylko wtedy, gdy paragon zawiera jego NIP.
Opis wykonanej usługi powinien być:
📌 Przykład opisu:
„Wykonanie stropu żelbetowego w budynku mieszkalnym jednorodzinnym – powierzchnia 85 m², wraz z deskowaniem, zbrojeniem i zalaniem betonem.”
Najczęstsze pomyłki to:
Takie błędy mogą skutkować korektami, sankcjami i odmową odliczenia VAT przez kontrahenta.
Warto korzystać z nowoczesnych narzędzi do wystawiania faktur, które:
📌 Polecane narzędzie: Fakturowanie OnBiznes – program stworzony z myślą o firmach usługowych i budowlanych.
Dokumentowanie usług budowlanych wymaga znajomości przepisów i precyzji. Każda faktura powinna:
Z reguły – w dniu wykonania usługi. Jeśli faktura zostanie wystawiona wcześniej – obowiązek powstaje w dniu wystawienia.
Tak – przy rozliczeniu etapowym (np. zgodnie z harmonogramem), można wystawić fakturę częściową po każdym zakończonym etapie.
Obowiązek podatkowy i tak powstaje – po upływie terminu na wystawienie faktury.
Tak – jeśli różni się od daty wystawienia dokumentu.
Nie zawsze, ale jest zalecany jako dowód wykonania usługi – szczególnie w razie sporów.
Tak – jeśli faktura została wystawiona przed zakończeniem prac.
Tak, jeśli otrzymano przedpłatę. W wyjątkowych sytuacjach można połączyć zaliczkę i wykonanie w jednej fakturze końcowej.
Do 30 dni od wykonania usługi lub zakończenia etapu (dla prac etapowych).
Tak – o ile są wykonane w tym samym okresie rozliczeniowym i dla tego samego klienta.
Tylko na żądanie klienta i jeśli na paragonie widnieje jego NIP.
