Podatnicy zwolnieni z VAT podlegają obowiązkowi wystawiania faktur w KSeF, ponieważ katalog wyłączeń z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT nie wymienia zwolnienia podmiotowego ani przedmiotowego. Dla większości firm zwolnionych z podatku VAT obowiązek ruszył 1 kwietnia 2026 r., razem z pozostałymi podatnikami.
KSeF dla zwolnionych z VAT oznacza obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur przez podatnika, który korzysta ze zwolnienia podmiotowego lub przedmiotowego. Obowiązek wynika z art. 106ga ust. 1 ustawy o VAT w brzmieniu obowiązującym od 1 lutego 2026 r.
Przepis odnosi się do podatników, a nie do statusu rejestracyjnego w VAT. Firma zwolniona z podatku wystawia zatem e-faktury w relacjach z innymi przedsiębiorcami na tych samych zasadach co podatnik czynny.
Definicję zawiera art. 15 ust. 1 ustawy o VAT. Podatnikami są osoby prawne, jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej oraz osoby fizyczne wykonujące samodzielnie działalność gospodarczą, bez względu na cel lub rezultat takiej działalności.
Art. 15 ust. 2 rozwija pojęcie działalności gospodarczej. Obejmuje ona działalność producentów, handlowców i usługodawców, podmiotów pozyskujących zasoby naturalne, rolników oraz osób wykonujących wolne zawody.
Podatnikiem jest więc każdy podmiot prowadzący działalność gospodarczą, niezależnie od obowiązku rozliczenia podatku VAT. Prawnik, lekarz, korepetytor, wynajmujący lokal i mała firma poniżej limitu obrotu mieszczą się w tej definicji.
Art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT wymienia przypadki, w których obowiązek nie powstaje:
W tych sytuacjach podatnik wystawia faktury elektroniczne albo papierowe. Katalog nie odnosi się jednak do faktur wystawianych przez podatników zwolnionych z podatku VAT.
Zwolnienie podmiotowe z art. 113 ustawy o VAT przysługuje ze względu na wartość sprzedaży. Firma korzystająca z tego zwolnienia wystawia faktury dla przedsiębiorców w KSeF od 1 kwietnia 2026 r.
Przykład. Właściciel mieszkania wynajmuje lokal spółce na cele firmowe i korzysta ze zwolnienia podmiotowego. Do końca marca 2026 r. mógł wystawiać dokumenty papierowe lub elektroniczne. Od kwietnia 2026 r. wystawia faktury w systemie.
Zwolnienie przedmiotowe z art. 43 dotyczy rodzaju świadczonych usług. Obejmuje między innymi usługi medyczne, część usług edukacyjnych oraz najem nieruchomości mieszkalnych na cele mieszkaniowe.
Przykład. Ten sam właściciel wynajmuje mieszkanie osobie prywatnej na długoterminowe cele mieszkaniowe. Korzysta wtedy ze zwolnienia przedmiotowego z art. 43 ust. 1 pkt 36. Obowiązek wystawienia faktury w KSeF nie powstaje, ponieważ nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.
Różnica wynika z odbiorcy dokumentu, a nie z podstawy zwolnienia. Sprzedaż firmie trafia do systemu, sprzedaż konsumentowi pozostaje poza nim.
Uwaga na oznaczenia przepisów. Art. 113 to zwolnienie podmiotowe, które nie zwalnia z systemu. Art. 113a ust. 1 dotyczy procedury SME dla podmiotów zagranicznych i faktycznie znalazł się wśród wyłączeń.
Poniższe zestawienie porządkuje typowe konfiguracje.
|
Sytuacja |
Podstawa zwolnienia |
Wystawianie faktury w KSeF |
Termin |
|
Sprzedaż firmie przez podatnika zwolnionego podmiotowo |
Art. 113 |
Obowiązkowe |
Od 1 kwietnia 2026 r. |
|
Sprzedaż firmie przez podatnika zwolnionego przedmiotowo |
Art. 43 |
Obowiązkowe |
Od 1 kwietnia 2026 r. |
|
Sprzedaż osobie fizycznej nieprowadzącej działalności |
Dowolna |
Poza obowiązkiem |
Bez terminu |
|
Podatnik zwolniony ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r. |
Dowolna |
Obowiązkowe |
Od 1 lutego 2026 r. |
|
Sprzedaż fakturowana do 10 tys. zł brutto miesięcznie |
Dowolna |
Poza systemem do końca 2026 r. |
Od 1 stycznia 2027 r. |
|
Procedura SME dla podmiotu zagranicznego |
Art. 113a ust. 1 |
Poza obowiązkiem |
Bez terminu |
Obowiązek objął 1 lutego 2026 r. podatników, których sprzedaż brutto w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł. Ta data dotyczy również podmiotów zwolnionych z VAT o takiej skali działalności.
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek obejmuje pozostałych podatników. W tej grupie znalazła się większość firm zwolnionych z podatku VAT.
Najmniejsi podatnicy korzystają z odroczenia. Gdy łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami w miesiącu nie przekracza 10 tys. zł brutto, mogą wystawiać dokumenty poza systemem do 31 grudnia 2026 r. Obowiązek obejmie ich 1 stycznia 2027 r.
Odroczenie działa jednorazowo. Przekroczenie progu oznacza obowiązek wystawienia w KSeF faktury przekraczającej limit oraz wszystkich kolejnych, bez możliwości powrotu.
Wdrożenie systemu nie znosi obowiązków dotyczących kas rejestrujących. KSeF obejmuje dokumentowanie transakcji fakturami ustrukturyzowanymi, a nie ewidencjonowanie sprzedaży na rzecz konsumentów.
Art. 111 ust. 1 ustawy o VAT pozostał bez zmian. Podatnicy sprzedający osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym prowadzą ewidencję przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Konsument może zażądać faktury do paragonu w terminie trzech miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę albo otrzymano zapłatę. Sprzedawca zwolniony z VAT wystawia wtedy fakturę papierową lub elektroniczną.
Obowiązek odbierania faktur w systemie ruszył 1 lutego 2026 r. i objął każdy podmiot z numerem NIP. Status VAT nie ma tu znaczenia.
Firma zwolniona z podatku VAT znajdzie w systemie dokumenty za media, leasing, oprogramowanie, usługi obce i zakupy towarów. Dostawcy przestaną wysyłać je mailem.
Brak prawa do odliczenia podatku naliczonego nie zwalnia z pobierania tych dokumentów. Faktury zakupowe pozostają dowodem w rozliczeniu kosztów, przy gwarancjach, ubezpieczeniach oraz w razie kontroli.
Porada specjalisty onBiznes.pl: Najczęstsze nieporozumienie wśród naszych klientów brzmi: „nie jestem VAT-owcem, więc KSeF mnie nie dotyczy". Ustawa mówi o podatniku, a nie o czynnym podatniku VAT – i to jedno słowo rozstrzyga sprawę. Zalecamy prosty test na jednej kartce: wypisz odbiorców faktur z ostatnich trzech miesięcy i podziel ich na firmy oraz konsumentów. Wszystko, co poszło do firmy, od 1 kwietnia 2026 r. idzie do systemu. Drugi punkt dotyczy progu 10 tys. zł: liczysz do niego wyłącznie faktury objęte obowiązkiem KSeF, więc sprzedaż paragonowa dla konsumentów tego limitu nie zużywa. Wiele małych firm niepotrzebnie rezygnuje z odroczenia, bo wlicza do progu całą sprzedaż.
Ostatni etap obsługuje Portal KSeF onBiznes. Nasza aplikacja pobiera faktury sprzedaży i zakupu bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur, wysyła powiadomienia e-mail o nowych dokumentach i prowadzi obieg akceptacji między firmą a biurem rachunkowym.
Sprzedaż wystawisz w module fakturowania onBiznes, który obsługuje fakturę ustrukturyzowaną dla kontrahenta z numerem NIP oraz zwykły dokument dla konsumenta. Rozliczenia przy uproszczonej ewidencji przejmie nasza Księga Przychodów i Rozchodów.
Tak. Katalog wyłączeń z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT nie obejmuje zwolnienia podmiotowego ani przedmiotowego.
Od 1 kwietnia 2026 r., czyli w terminie dla pozostałych podatników. Wcześniejsza data 1 lutego 2026 r. objęła podmioty ze sprzedażą powyżej 200 mln zł w 2024 r.
Nie. Wśród wyłączeń znalazł się art. 113a ust. 1 dotyczący procedury SME, a nie art. 113 regulujący zwolnienie podmiotowe.
Nie. Art. 106ga ust. 2 pkt 4 wyłącza faktury wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej.
Nie. Art. 111 ust. 1 ustawy o VAT pozostał bez zmian, więc sprzedaż konsumencka nadal wymaga ewidencji na kasie rejestrującej.
Wyłącznie faktury objęte obowiązkiem KSeF. Sprzedaż udokumentowana paragonem oraz faktury konsumenckie pozostają poza tym rachunkiem.
Tak. Obowiązek odbioru objął każdy podmiot z numerem NIP od 1 lutego 2026 r., niezależnie od statusu VAT.
Trzy miesiące od końca miesiąca, w którym dostarczono towar, wykonano usługę lub otrzymano zapłatę. Podstawą jest art. 106b ust. 3 ustawy o VAT.