Koszty firmowe to wydatki poniesione w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła. Wyższe koszty obniżają podstawę opodatkowania, więc przedsiębiorca rozliczający się skalą lub liniowo płaci niższy podatek dochodowy.
Koszt firmowy to wydatek służący uzyskaniu przychodu z działalności gospodarczej lub zabezpieczeniu jego źródła. To przedsiębiorca udowadnia przed urzędem skarbowym, że dany wydatek łączy się z prowadzoną działalnością.
Koszt uzyskania przychodu obniża dochód, od którego liczy się podatek. Im wyższe koszty firmy, tym niższa podstawa opodatkowania.
Definicja kosztu firmowego pozostawia pole do interpretacji. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych zawiera listę wydatków, których nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Przed ujęciem wydatku w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów sprawdź, czy nie znajduje się on na liście wyłączeń. Generowanie kosztów firmowych wymaga przemyślanych i udokumentowanych zakupów.
Jeśli chcesz uprościć fakturowanie i księgowość w firmie, zacznij od narzędzi, które działają razem: program do wystawiania faktur oraz KPiR online. onBiznes pozwala szybko ogarnąć sprzedaż i ewidencję w jednym miejscu, dzięki czemu łatwiej pilnujesz dokumentów, terminów i porządku w finansach.
Z kosztami firmowymi wiąże się prosty mechanizm. Wysokie koszty oznaczają realne wydatki, ale też niższy podatek dochodowy przy zasadach ogólnych i podatku liniowym.
Przykład: przedsiębiorca na podatku liniowym 19% kupuje laptopa za 5 000 zł netto. Wydatek obniża dochód o 5 000 zł, więc podatek spada o 950 zł.
Celem jest rozsądne generowanie kosztów, a nie naginanie przepisów. Wystarczy znać praktykę i wiązać każdy wydatek z prowadzoną działalnością.
Generowanie kosztów w firmie jednoosobowej ma granice. Wydatek musi mieć cel zarobkowy, a nie prywatny.
Aby zakup stał się kosztem, potrzebujesz dowodu od sprzedawcy. Dokument potwierdza poniesienie wydatku i jego związek z działalnością.
Koszt firmowy dokumentują:
W części przypadków koszt ujmujesz na podstawie dowodu wewnętrznego. Dotyczy to na przykład diet w podróży służbowej, a dokument sporządza biuro rachunkowe lub przedsiębiorca.
W kontrolach urząd skarbowy może zażądać uzasadnienia wydatku. Dlatego każdy dany wydatek warto opisać i powiązać ze źródłem przychodu.
Czynny podatnik VAT od zakupów firmowych obniża nie tylko dochód. Może też odliczyć podatek VAT od wydatków związanych z działalnością.
VAT od sprzedaży to podatek należny, który firma wpłaca do urzędu. VAT od zakupów to podatek naliczony, zapłacony sprzedawcy w cenie towaru lub usługi.
Po zakupach firmowych obniżasz VAT należny o VAT naliczony. Prawo do odliczenia przysługuje, gdy zakup jest związany z działalnością gospodarczą.
Ustawa o VAT przewiduje wyjątki, na przykład ograniczenie do 50% przy samochodzie osobowym. Każdą fakturę warto sprawdzić pod kątem prawa do odliczenia.
Część wydatków jest specyficzna dla branży, na przykład narzędzia stomatologa. Wiele kosztów ma jednak charakter uniwersalny i powtarza się u większości przedsiębiorców.
|
Kategoria wydatku |
Koszt uzyskania przychodu |
Odliczenie VAT |
|
Sprzęt komputerowy do 10 tys. zł |
tak, jednorazowo |
tak, 100% |
|
Oprogramowanie i usługi online |
tak |
tak |
|
Strona www, reklama internetowa |
tak |
tak |
|
Samochód osobowy w firmie |
tak, przez amortyzację |
tak, 50% |
|
Paliwo do auta firmowego |
tak, 75% lub 20% |
tak, 50% |
|
Nocleg w podróży służbowej |
tak, w kwocie brutto |
brak prawa |
|
Koszty reprezentacji |
nie |
zależnie od wydatku |
|
Księgowość i program online |
tak |
tak |
Tabela skraca decyzję, czy wrzucić w koszty dany zakup. Sprzęt powyżej 10 tys. zł netto wchodzi do ewidencji środków trwałych i podlega amortyzacji.
Do kosztów działalności zaliczysz też czynsz i media w części przeznaczonej na firmę. Jeśli prowadzisz działalność w mieszkaniu, ujmujesz procent powierzchni używanej na cele firmowe.
Komputer bywa kosztem nawet dla płytkarza. Wystarczy, że służy do tego, by prowadzić księgowość, wystawiać faktury lub reklamować firmę w internecie.
Pojazd rozliczasz na dwa sposoby. Możesz wprowadzić go do majątku firmy albo używać auta prywatnego do celów działalności.
Auto firmowe włączasz do kosztów przez odpisy amortyzacyjne. Wydatki na paliwo i części stanowią wtedy 75% kosztu uzyskania przychodu.
Auto prywatne używane w działalności daje niższy limit. Wydatki związane z takim pojazdem ujmujesz w 20% z faktury.
Przy samochodzie osobowym odliczasz zwykle 50% podatku VAT. Pozostałe 50% wraz z kwotą netto trafia do kosztów firmy.
Ubezpieczenie OC i NNW auta osobowego jest kosztem w całości. Ubezpieczenie AC rozliczasz proporcjonalnie do wartości 150 000 zł.
Amortyzacja rozkłada koszt zakupu w czasie. Składniki majątku powyżej 10 tys. zł netto o okresie użytkowania ponad rok wchodzą do ewidencji środków trwałych.
Wysokość odpisu zależy od stawki amortyzacyjnej z załącznika do ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dla samochodu osobowego stawka wynosi 20% rocznie.
Mali podatnicy i nowi przedsiębiorcy mogą skorzystać z amortyzacji jednorazowej. Limit jednorazowych odpisów to równowartość 50 tys. euro.
Reprezentacja nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Urzędy traktują jako reprezentację wydatki o cechach wystawności, na przykład drogi garnitur czy kosztowne dzieło sztuki.
Wskazówka: każdy wydatek z pogranicza reprezentacji opisz i przygotuj uzasadnienie. To ułatwia rozmowę z urzędem podczas kontroli.
„Najczęstszy błąd to wrzucanie w koszty wydatków bez związku z działalnością. Sam paragon nie wystarczy, liczy się faktura i powiązanie zakupu z przychodem. Drugi błąd to pełne odliczenie VAT od samochodu osobowego, gdzie limit wynosi 50%. Trzeci to pomijanie progu 10 tys. zł, po którym sprzęt trzeba amortyzować, a nie ujmować jednorazowo” – specjalista onBiznes.
onBiznes oferuje fakturowanie online zgodne z KSeF, obsługuje podatkową księgę przychodów i rozchodów wraz z ewidencją kosztów oraz udostępnia portal KSeF do wystawiania i odbierania faktur. Dzięki temu zaksięgujesz koszty firmy, odliczysz VAT i obniżysz podatek w jednym miejscu.
Koszt firmowy to wydatek poniesiony w celu uzyskania przychodu lub zabezpieczenia jego źródła. To przedsiębiorca udowadnia związek wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą.
Koszty uzyskania przychodu zmniejszają dochód, czyli podstawę opodatkowania. Niższa podstawa oznacza niższy podatek dochodowy przy skali i podatku liniowym.
Czynny podatnik VAT od wielu zakupów związanych z działalnością odlicza podatek VAT. Ustawa o VAT przewiduje wyjątki, na przykład 50% przy samochodzie osobowym.
Wydatek dokumentujesz fakturą, rachunkiem lub innym dowodem, na przykład biletem powyżej 50 km z numerem NIP. Część kosztów ujmujesz na podstawie dowodu wewnętrznego.
Tak, jeśli służy do działalności, na przykład by prowadzić księgowość lub wystawiać faktury. Trzeba wykazać związek zakupu z przychodem firmy.
Amortyzacji podlega majątek powyżej 10 tys. zł netto o okresie użytkowania dłuższym niż rok. Tańsze zakupy możesz zaliczyć do kosztów jednorazowo.
Reprezentacja nie stanowi kosztu uzyskania przychodu. Urząd skarbowy zalicza tu wydatki o cechach wystawności odbiegające od standardu branży.
Tak, wydatki na biuro rachunkowe i program online do fakturowania stanowią koszty uzyskania przychodów. Obniżają one podstawę opodatkowania jak inne koszty działalności.