Kiedy najpóźniej należy wystawić fakturę
Jednym z podstawowych obowiązków przedsiębiorcy jest prawidłowe i terminowe wystawienie faktury. Choć w praktyce wydaje się to proste, przepisy ustawy o VAT określają ścisłe ramy czasowe oraz wyjątki, które trzeba znać, by uniknąć problemów podatkowych.
Zgodnie z art. 106i ustawy o VAT, dokument potwierdzający sprzedaż musi zostać wystawiony najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miała miejsce dostawa towaru lub wykonanie usługi.
Przykład: jeśli usługa została wykonana 10 maja, faktura powinna zostać wystawiona nie później niż 15 czerwca.
Zasada ta obowiązuje zarówno w odniesieniu do zwykłych faktur VAT, jak i do faktur zaliczkowych, wystawianych np. na żądanie konsumentów.
Faktura VAT nie jest jedynie potwierdzeniem sprzedaży. To dokument, który wywołuje skutki podatkowe – zarówno po stronie sprzedawcy, jak i nabywcy. Jej wystawienie oznacza powstanie obowiązku podatkowego, chyba że ustawa przewiduje szczególną procedurę lub wyjątek.
Podstawowy termin 15. dnia miesiąca po transakcji obowiązuje w większości przypadków, jednak ustawodawca przewidział szczególne sytuacje, w których fakturę można wystawić później. Oto najważniejsze przykłady:
do dnia upływu terminu płatności – m.in. przy dostawach energii elektrycznej, gazu, wody, usługach telekomunikacyjnych, najmu czy leasingu,
Takie wyjątki są istotne szczególnie w branżach, gdzie rozliczenia mają charakter długoterminowy (np. budownictwo, najem, dostawy mediów).
Przepisy pozwalają również na wystawienie faktury z wyprzedzeniem – maksymalnie 30 dni przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi. To rozwiązanie stosowane jest np. w przypadku przedpłat, gdzie kontrahent potrzebuje dokumentu księgowego, aby móc wykonać przelew.
Przedsiębiorcy świadczący wiele usług lub dostaw w ciągu miesiąca dla jednego klienta mogą skorzystać z możliwości wystawienia faktury zbiorczej. Dokument taki obejmuje wszystkie transakcje z danym nabywcą dokonane w danym miesiącu. Termin wystawienia – tak jak przy fakturze standardowej – upływa 15. dnia następnego miesiąca.
Aby dokument był zgodny z ustawą o VAT, powinien zawierać m.in.:
Brak tych elementów może prowadzić do zakwestionowania prawidłowości rozliczenia przez organy podatkowe.
Wystawianie faktur zgodnie z przepisami bywa czasochłonne, dlatego warto korzystać z profesjonalnego oprogramowania. Fakturowanie OnBiznes to rozwiązanie, które automatyzuje proces wystawiania dokumentów, pilnuje terminów i ułatwia kontrolę należności. Dzięki temu przedsiębiorca może skupić się na prowadzeniu biznesu, zamiast na żmudnej biurokracji.
Choć faktura wydaje się zwykłym dokumentem księgowym, jej rola jest znacznie większa – wpływa na powstanie obowiązku podatkowego, przepływy finansowe i płynność firmy. Znajomość ustawowych terminów, wyjątków oraz możliwości wcześniejszego lub zbiorczego fakturowania pozwala uniknąć błędów i zapewnia bezpieczeństwo rozliczeń.
Zasady wystawiania faktur są jasno określone w ustawie o VAT. Choć podstawowy termin jest jednolity dla większości transakcji, ustawodawca przewidział też wyjątki oraz szczególne przypadki.
Jeżeli sprzedaż została zarejestrowana na kasie fiskalnej, a klient poprosi o fakturę, przedsiębiorca ma obowiązek ją wystawić. Dokument taki należy sporządzić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży, pod warunkiem że żądanie zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dokonano transakcji.
Tak. Przepisy pozwalają wystawić fakturę nawet 30 dni przed planowaną dostawą towaru czy wykonaniem usługi. Rozwiązanie to stosuje się np. w przypadku przedpłat czy zaliczek, kiedy kontrahent wymaga wcześniejszego dokumentu do uregulowania płatności.
Zasadniczo faktura musi zostać sporządzona do 15. dnia kolejnego miesiąca po sprzedaży lub wykonaniu usługi. Istnieją jednak wyjątki, które przewidują dłuższe terminy – np. w usługach budowlanych czy przy sprzedaży książek.
Jeżeli konsument (osoba fizyczna nieprowadząca działalności) zażąda faktury, przedsiębiorca ma obowiązek ją wystawić – również do 15. dnia miesiąca następującego po sprzedaży, pod warunkiem że zgłoszenie wpłynęło do końca miesiąca, w którym dokonano transakcji.
Niektóre sektory gospodarki korzystają z dłuższych terminów na wystawienie faktury. Przykłady:
Przedsiębiorca może wystawić fakturę zbiorczą obejmującą wszystkie dostawy lub usługi wykonane dla danego kontrahenta w ciągu miesiąca. Termin pozostaje niezmienny – do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym miały miejsce transakcje.
Najważniejszy przepis w tym zakresie to art. 106i ust. 1 ustawy o VAT. Wskazuje on, że faktura musi być wystawiona najpóźniej do 15. dnia miesiąca po dokonaniu dostawy towarów lub wykonaniu usługi. To od tej zasady wywodzą się wszystkie inne regulacje.
Tak, w niektórych przypadkach przepisy lub umowy przewidują krótszy czas na wystawienie dokumentu. Dotyczy to np. obrotu tzw. towarami wrażliwymi, które są objęte mechanizmem split payment. W takich sytuacjach faktura musi być wystawiona szybciej, zgodnie z wymogami kontraktowymi lub szczególnymi przepisami.
Moment wystawienia faktury nie tylko potwierdza transakcję – często determinuje też powstanie obowiązku podatkowego. Jeśli dokument zostanie wystawiony przed sprzedażą, w niektórych przypadkach podatek VAT powstaje już w chwili jego sporządzenia.
Zasadniczo nie. Niezależnie od tego, czy chodzi o sprzedaż towaru, czy świadczenie usług, obowiązuje ta sama reguła – fakturę trzeba wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca po miesiącu wykonania czynności. Różnice wynikają wyłącznie z wyjątków przewidzianych w ustawie.
✅ Dzięki znajomości tych zasad przedsiębiorca może uniknąć błędów w rozliczeniach i sankcji podatkowych.
