Księgowość na ryczałcie sprowadza się do prowadzenia ewidencji przychodów według właściwej stawki i terminowej zapłaty podatku. Przedsiębiorca może prowadzić ją samodzielnie, bez biura rachunkowego, jeśli zapisuje przychody rzetelnie i w formie elektronicznej.
Księgowość na ryczałcie to uproszczona forma rozliczeń oparta na ewidencji przychodów. Podatnik opodatkowuje przychód właściwą stawką ryczałtu, bez pomniejszania go o koszty.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych jest jedną z form opodatkowania działalności gospodarczej. Wybiera go przedsiębiorca, który ceni proste rozliczenia i nie ponosi wysokich kosztów.
W tej formie nie prowadzisz pełnych ksiąg ani podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Wystarczy prowadzenie ewidencji przychodów oraz, w określonych przypadkach, wykazu środków trwałych.
Jeśli chcesz uprościć fakturowanie i księgowość w firmie, zacznij od narzędzi, które działają razem: program do wystawiania faktur oraz KPiR online. onBiznes pozwala szybko ogarnąć sprzedaż i ewidencję w jednym miejscu, dzięki czemu łatwiej pilnujesz dokumentów, terminów i porządku w finansach.
Ryczałt stosuje podatnik, który zaznaczył tę formę opodatkowania we wniosku CEIDG-1. Obejmuje też osoby prywatne rozliczające najem prywatny.
Prawo do ryczałtu ogranicza limit przychodów. W 2026 roku limit wynosi 8 517 200 zł, czyli równowartość 2 mln euro według kursu NBP z 1 października 2025 roku (4,2586 zł).
Przekroczenie limitu w roku poprzednim odbiera prawo do ryczałtu w roku kolejnym. Dla kwartalnego rozliczania podatku limit na 2026 rok wynosi 851 720 zł.
Ustawa wyłącza z ryczałtu wybrane rodzaje działalności, na przykład prowadzenie aptek czy handel częściami do pojazdów. Podatnik traci prawo do ryczałtu w chwili uzyskania przychodu z takiej działalności i przechodzi na skalę podatkową.
Przykład: przedsiębiorca sprzedaje sukienki na ryczałcie, a 20 kwietnia sprzedaje pierwsze części samochodowe. Tego dnia traci prawo do ryczałtu i zmienia formę opodatkowania.
Stawki ryczałtu zależą od rodzaju działalności. Ustawa przewiduje stawki od 2% do 17% przychodu.
|
Rodzaj działalności |
Stawka ryczałtu |
|
Wolne zawody |
17% |
|
Wybrane usługi IT, doradztwo |
12% lub 15% |
|
Usługi medyczne, architektoniczne, inżynierskie |
14% |
|
Najem prywatny do 100 000 zł / powyżej |
8,5% / 12,5% |
|
Większość usług |
8,5% |
|
Roboty budowlane, usługi transportu powyżej 2 ton |
5,5% |
|
Handel, gastronomia bez alkoholu powyżej 1,5% |
3% |
Stawka wpływa na wysokość podatku, więc dobierz ją do faktycznej działalności. Tabela podaje przykłady, a pełny wykaz stawek zawiera ustawa o zryczałtowanym podatku dochodowym.
Obowiązkiem przedsiębiorcy jest prowadzenie ewidencji przychodów w sposób rzetelny i niewadliwy. Niewadliwość oznacza zgodność z przepisami, a rzetelność – odwzorowanie stanu rzeczywistego.
Zasady prowadzenia ewidencji określa ustawa oraz rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Zapisy nanosisz chronologicznie do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni.
Ewidencję możesz prowadzić w formie papierowej lub elektronicznej. Forma elektroniczna wymaga instrukcji obsługi programu, bezzwłocznego wglądu do zapisów i ochrony danych przed zniekształceniem.
Brak ewidencji lub jej nierzetelność grozi sankcją. Urząd skarbowy może oszacować przychód i zastosować stawkę podatku sięgającą 75% przychodu.
Wzór ewidencji przychodów wynika z rozporządzenia Ministra Finansów. Dokument porządkuje przychody według dat i stawek.
Ewidencja zawiera:
Od 2026 roku wzór ewidencji ma dodatkowe kolumny. Pojawia się numer identyfikujący fakturę w Krajowym Systemie e-Faktur oraz identyfikator podatkowy kontrahenta.
Identyfikatora kontrahenta nie podajesz przy przychodach z dowodów wewnętrznych i raportów fiskalnych. Zapisy prowadzisz na podstawie poszczególnych faktur.
Krajowe przepisy zmieniły sposób raportowania ryczałtu. Od 1 stycznia 2026 roku ryczałtowcy będący czynnymi podatnikami VAT, którzy składają miesięczny JPK_V7M, prowadzą ewidencję elektronicznie.
Ci podatnicy wysyłają plik JPK_EWP raz w roku. Pierwszy plik za 2026 rok trafia do urzędu skarbowego do 30 kwietnia 2027 roku, w terminie złożenia PIT-28.
Pozostali ryczałtowcy, w tym rozliczający VAT kwartalnie i zwolnieni z VAT, dołączają od 1 stycznia 2027 roku. Plik JPK_EWP ma format XML i odpowiada strukturze logicznej z BIP.
Wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzisz elektronicznie i przesyłasz w strukturze JPK_ST. Wykaz środków trwałych obejmuje składniki majątku używane w działalności.
Najem prywatny nieruchomości użytkowych, maszyn lub sprzętu nie wymaga prowadzenia wykazu środków trwałych ani wysyłki JPK_ST. Potwierdziło to Ministerstwo Finansów.
Na ryczałcie składka zdrowotna zależy od rocznego przychodu. Obowiązują trzy progi przychodu, a każdy ma własną podstawę wymiaru składki.
Składki ZUS na ubezpieczenia społeczne ustalasz tak jak przy innych formach opodatkowania. Wysokość zależy od zadeklarowanej podstawy oraz od ulg, na przykład ulgi na start.
Część zapłaconej składki zdrowotnej możesz odliczyć od przychodu. Limit odliczenia ustala się dla danego roku, dlatego sprawdź aktualną kwotę przy rozliczeniu.
Składki wpływają na finanse firmy co miesiąc. Terminowa zapłata chroni przed odsetkami i utratą prawa do świadczeń.
Samodzielne prowadzenie ewidencji nie wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego. Wystarczy program online, który księguje przychody i generuje JPK_EWP.
Zlecenie ewidencji biuru rachunkowemu zgłaszasz w CEIDG-1 w terminie 7 dni od zawarcia umowy. Biuro rachunkowe lub księgowy przejmuje wtedy prowadzenie ewidencji.
Program online skraca pracę i ogranicza pomyłki w stawkach. System sam liczy podatek i pilnuje terminów.
Wskazówka: prowadź ewidencję na bieżąco, a nie zbiorczo na koniec miesiąca. Nowa struktura JPK_EWP od razu pokazuje różnice między fakturami a zapisami.
„Najczęstszy błąd ryczałtowca to przypisywanie przychodu do złej stawki. Jedna firma często łączy usługi objęte różnymi stawkami ryczałtu, na przykład 8,5% i 12%. Każdy przychód księguj według właściwej stawki i wiąż go z konkretną fakturą. Od 2026 roku ewidencja musi być elektroniczna i gotowa do wysyłki JPK_EWP, więc papierowy zeszyt już nie wystarczy czynnym podatnikom VAT” – specjalista onBiznes.
onBiznes oferuje fakturowanie online zgodne z KSeF, obsługuje ewidencję i księgę przychodów i rozchodów oraz udostępnia portal KSeF do wystawiania i odbierania faktur. Dzięki temu wystawisz fakturę, zaksięgujesz przychód według stawki ryczałtu i wygenerujesz JPK_EWP w jednym miejscu.
Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych opodatkowuje przychód, a nie dochód. Z tego powodu nie odliczasz kosztów uzyskania przychodu.
Limit ryczałtu na 2026 rok wynosi 8 517 200 zł, czyli równowartość 2 mln euro. Limit kwartalnego rozliczania to 851 720 zł.
Tak, przedsiębiorca może prowadzić ewidencję przychodów sam. Samodzielne prowadzenie nie wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego.
Ewidencję prowadzisz rzetelnie i niewadliwie, chronologicznie, do 20 dnia miesiąca za miesiąc poprzedni. Możesz wybrać formę papierową lub elektroniczną, zgodnie z rozporządzeniem Ministra Finansów.
Ewidencja zawiera datę wpisu, datę uzyskania przychodu, numer dowodu, kwotę przychodu według stawki ryczałtu i podsumowanie. Od 2026 roku dochodzi numer faktury z KSeF oraz identyfikator kontrahenta.
Od 1 stycznia 2026 roku JPK_EWP dotyczy ryczałtowców będących czynnymi podatnikami VAT z miesięcznym JPK_V7M. Pierwszy plik za 2026 rok wysyłasz do 30 kwietnia 2027 roku.
Tak, wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzisz, gdy używasz takich składników w działalności. Wyjątkiem jest najem prywatny nieruchomości użytkowych, maszyn lub sprzętu.
Tak, część zapłaconej składki zdrowotnej odliczasz od przychodu. Limit odliczenia ustala się dla danego roku, dlatego sprawdź aktualną kwotę przed rozliczeniem.