Uprawnienia dla biura rachunkowego nadajesz w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, w module Uprawnienia, opcją „Nadaj uprawnienie". Wybierasz rodzaj uprawnienia (dla całego podmiotu albo dla konkretnej osoby fizycznej), podajesz NIP biura lub NIP/PESEL księgowego i zatwierdzasz wniosek.
Nadanie uprawnień w KSeF to czynność, w której podatnik wskazuje osobę lub podmiot mogący działać w jego imieniu w Krajowym Systemie e-Faktur. Uprawnienie określa zakres operacji: wystawianie faktur, przeglądanie faktur albo zarządzanie uprawnieniami.
Krajowy System e-Faktur działa na modelu poświadczeń. Użytkownik przechodzi uwierzytelnienie, czyli logowanie, a następnie autoryzację, czyli sprawdzenie zakresu jego uprawnień. Dopiero po obu etapach może wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane.
System nie zna pojęcia loginu. Każde wejście do KSeF wymaga uwierzytelnienia jedną z dopuszczonych metod. Uprawnienia są przypisane do NIP lub PESEL, a nie do konta w programie.
Uprawnienia nadaje osoba z uprawnieniem właścicielskim albo administrator wyznaczony wcześniej przez taką osobę. Sposób uzyskania tego pierwszego uprawnienia zależy od formy prawnej.
Przedsiębiorca prowadzący JDG otrzymuje uprawnienia właścicielskie automatycznie. System przypisuje je do jego numeru NIP. Taki podatnik loguje się Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym i od razu może nadawać uprawnienia.
Spółka posiadająca kwalifikowaną pieczęć elektroniczną z numerem NIP również korzysta z uprawnień właścicielskich bez formalności. Wystarczy uwierzytelnienie pieczęcią w kontekście NIP spółki.
Spółka bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej składa formularz ZAW-FA. Wskazuje w nim jedną osobę fizyczną, która staje się administratorem. Ta osoba nadaje kolejne uprawnienia już elektronicznie, bez składania następnych zawiadomień.
Rodzaj uprawnień wybierasz w zależności od tego, kogo uprawniasz i co ta osoba ma robić. Poniższe zestawienie porządkuje warianty dostępne w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.
|
Rodzaj uprawnienia |
Komu nadajesz |
Zakres działania |
Kiedy wybrać |
|
Osobie fizycznej do pracy w KSeF |
Konkretny księgowy (NIP lub PESEL) |
Wystawianie, przeglądanie, opcjonalnie zarządzanie uprawnieniami |
Współpracujesz z jedną osobą prowadzącą Twoją księgowość |
|
Podmiotowi do wystawiania i przeglądania faktur |
Całe biuro rachunkowe (NIP biura) |
Wystawianie i przeglądanie faktur w imieniu klienta |
Obsługę prowadzi kilka osób z jednego biura |
|
Podmiotowi do samofakturowania |
Nabywca (NIP kontrahenta) |
Wystawianie faktur sprzedaży w imieniu sprzedawcy |
Masz umowę o samofakturowaniu |
|
Uprawnienie właścicielskie |
Właściciel lub osoba z ZAW-FA |
Pełny dostęp do KSeF wraz z nadawaniem i odbieraniem uprawnień |
Wynika z formy prawnej lub zawiadomienia |
Zakres danych do uzupełnienia zależy od wybranego rodzaju uprawnień. Przy uprawnieniu podmiotowym podajesz wyłącznie NIP biura. Przy uprawnieniu dla osoby fizycznej podajesz jej identyfikator podatkowy.
Po przetworzeniu wniosku system wyświetli komunikat potwierdzający. Od tego momentu biuro rachunkowe działa w Twoim imieniu w zakresie, który wskazałeś.
Uprawnienie podmiotowe obejmuje całe biuro rachunkowe identyfikowane numerem NIP. Nie musisz nadawać dostępu każdemu pracownikowi biura osobno. To rozwiązanie skraca proces przy obsłudze wielu klientów.
Uprawnienie dla osoby fizycznej wskazuje jednego księgowego. Sprawdza się przy współpracy z samodzielną księgową na kontrakcie. Odebranie takiego dostępu również dotyczy tylko tej osoby.
Obie ścieżki przebiegają analogicznie w Aplikacji Podatnika. Różni je wyłącznie wybór pozycji w polu „Rodzaj uprawnienia" oraz zakres danych do wypełnienia.
Opcja „z prawem do dalszego przekazywania uprawnienia" pozwala biuru nadawać uprawnienia własnym pracownikom w Twoim kontekście. Biuro wskazuje wtedy osoby, które faktycznie obsługują Twoje faktury w KSeF.
Gdy biuro rachunkowe prowadzi JDG albo dysponuje pieczęcią firmową, zaznaczanie tej opcji nie jest konieczne. Podmiot uwierzytelnia się wtedy samodzielnie i działa w ramach nadanego uprawnienia.
Sytuacja wygląda inaczej w biurach działających jako spółka bez kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Wtedy zaznaczenie opcji umożliwia biuru rozdzielenie pracy między pracowników.
Certyfikat KSeF sam w sobie nie zawiera uprawnień. Służy do uwierzytelnienia w systemie oraz do oznaczania faktur wystawianych w trybie offline kodem QR z potwierdzeniem tożsamości wystawcy.
Biuro, które wygenerowało certyfikat wcześniej, nie musi generować nowego po otrzymaniu dostępu od kolejnego klienta. Ten sam certyfikat działa w wielu kontekstach. Odebranie uprawnień przez jednego klienta nie unieważnia certyfikatu.
Certyfikat KSeF jest ważny maksymalnie 2 lata od daty wydania. Certyfikat wystawiony na osobę fizyczną pozostaje osobisty i nie należy go przekazywać innym osobom.
Porada specjalisty onBiznes.pl: Zanim nadasz uprawnienia, ustal z biurem jedną rzecz – czy księgowość ma tylko przeglądać dokumenty, czy również wystawiać faktury w Twoim imieniu. W praktyce widzimy, że przedsiębiorcy odruchowo nadają pełen zakres, a potem tracą kontrolę nad numeracją sprzedaży. Zalecamy zacząć od uprawnienia do przeglądania faktur dla NIP biura i rozszerzać je dopiero wtedy, gdy biuro faktycznie przejmuje wystawianie. Drugi punkt to udokumentowanie nadania: zapisz datę, zakres i NIP podmiotu w umowie z biurem. Przy kontroli albo zmianie księgowego oszczędza to kilka godzin ustaleń.
Uprawnienia odbierasz w tym samym module, w którym je nadałeś. Operacja działa natychmiast po przetworzeniu przez system. Zakończenie współpracy z biurem warto połączyć z odebraniem dostępu tego samego dnia.
Zarządzanie uprawnieniami obejmuje też sytuacje kadrowe. Gdy firma traci kontakt z osobą wskazaną w ZAW-FA i nie ma drugiego administratora, składa nowe zawiadomienie ZAW-FA. Przy dwóch administratorach wystarczy odebranie uprawnień elektronicznie.
Uprawnienia nadane w KSeF 1.0 nie działają w KSeF 2.0. Wyjątkiem są uprawnienia z ZAW-FA oraz uprawnienia właścicielskie przypisane do NIP. Pozostałe trzeba nadać ponownie w Module Certyfikatów i Uprawnień.
Po nadaniu uprawnień biuro rachunkowe widzi Twoje faktury w KSeF, ale sam system nie wysyła powiadomień o nowych dokumentach. Ktoś musi regularnie sprawdzać, co wpłynęło. W praktyce tę pracę przejmuje oprogramowanie.
Ten etap obsługujemy w Portalu KSeF onBiznes. Nasza aplikacja pobiera faktury sprzedaży i zakupu bezpośrednio z Krajowego Systemu e-Faktur, wysyła powiadomienia e-mail o nowych dokumentach i prowadzi cyfrowy obieg akceptacji między firmą a biurem księgowym. Komentarze zostają przy konkretnej fakturze, więc ustalenia nie giną w mailach.
Zaakceptowane i sklasyfikowane dokumenty przenosisz dalej do rozliczeń. Jeżeli prowadzisz uproszczoną ewidencję, obsłuży je nasza Księga Przychodów i Rozchodów. Sprzedaż wystawisz w module fakturowania onBiznes, zgodnie ze strukturą wymaganą przez Ministerstwo Finansów.
Nie. Wystarczy nadać uprawnienie całemu podmiotowi, podając NIP biura, a biuro rozdzieli pracę wewnętrznie.
Najpierw złóż formularz ZAW-FA, wskazując jedną osobę fizyczną działającą w imieniu spółki. Ta osoba po zalogowaniu nada dalsze uprawnienia elektronicznie.
Tak, pod warunkiem nadania mu uprawnienia do wystawiania faktur. Bez tego uprawnienia biuro zobaczy dokumenty, ale ich nie wystawi.
Nie. Certyfikat wydany na osobę fizyczną jest osobisty, a księgowej trzeba nadać uprawnienia w systemie.
Uprawnienia nadane elektronicznie działają zwykle od razu po przetworzeniu wniosku. Uprawnienia z ZAW-FA wymagają weryfikacji przez urząd skarbowy.
Nie, poza uprawnieniami z ZAW-FA i uprawnieniami właścicielskimi przypisanymi do NIP. Pozostałe trzeba nadać ponownie w nowym module.
Pozwala biuru nadawać uprawnienia swoim pracownikom w Twoim kontekście. Przydaje się w biurach działających jako spółka bez pieczęci firmowej.
Wejdź w moduł Uprawnienia w Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 i usuń wpis dotyczący danego NIP. Zmiana obowiązuje od chwili przetworzenia przez system.
Źródła