Faktura proforma to dokument handlowy, który informuje o warunkach przyszłej transakcji i nie wywołuje skutków w podatku VAT. Od proformy nie płaci się podatku i nie daje ona nabywcy prawa do odliczenia VAT.
Faktura proforma to dokument handlowy wystawiany przed sprzedażą towaru lub usługi. Wyraz „proforma” oznacza, że nie jest to faktura w rozumieniu przepisów o VAT.
Dokument informuje nabywcę o warunkach transakcji. Zawiera kwotę do zapłaty, opis towaru lub usługi oraz dane sprzedawcy i odbiorcy.
Faktura pro forma nie jest dowodem księgowym. Jej wystawienie nie powoduje skutków podatkowych po stronie wystawcy ani kontrahenta.
Jeśli chcesz uprościć fakturowanie i księgowość w firmie, zacznij od narzędzi, które działają razem: program do wystawiania faktur oraz KPiR online. onBiznes pozwala szybko ogarnąć sprzedaż i ewidencję w jednym miejscu, dzięki czemu łatwiej pilnujesz dokumentów, terminów i porządku w finansach.
Wystawienie faktury proforma nie rodzi obowiązku podatkowego w VAT. Sprzedawca nie wykazuje z niej podatku należnego.
Nabywca nie odlicza VAT z proformy. Dokument nie stanowi podstawy do ujęcia kosztu ani do odliczenia podatku naliczonego.
Proforma to sygnał, że transakcja jest planowana. Skutki w podatku VAT powstają dopiero przy właściwej fakturze lub po otrzymaniu zaliczki.
Wyraźne oznaczenie wyrazem „proforma” oddziela ten dokument od faktury VAT. Wystawca jednoznacznie wskazuje, że to nie jest faktura.
Ministerstwo Finansów rozwiało wątpliwości wokół proform. Resort potwierdził, że faktura proforma nie jest dokumentem księgowym.
Celem wystawienia proformy może być potwierdzenie złożenia oferty lub przyjęcia zamówienia do realizacji. Dokument nie służy rozliczeniu należnego podatku VAT u wystawcy.
Wątpliwości wzrosły po 1 stycznia 2013 roku. Wtedy zniknął obowiązek oznaczania faktur wyrazami „Faktura VAT”, co implementowało dyrektywę Rady 2010/45/UE.
Część podatników obawiała się podwójnej zapłaty podatku – raz od proformy, raz od faktury zaliczkowej. Ministerstwo Finansów uznało takie obawy za bezpodstawne.
Wystawienie proformy nie zwalnia z obowiązku wystawienia właściwej faktury. Sprzedawca dokumentuje fakturą dostawę towaru, wykonanie usługi albo otrzymaną zaliczkę.
Faktura proforma układem przypomina fakturę VAT. Różni ją oznaczenie i brak skutków podatkowych.
Typowy dokument zawiera:
Proforma może zawierać kwotę podatku VAT. Mimo to nie rodzi obowiązku zapłaty tego podatku do urzędu skarbowego.
|
Cecha |
Faktura proforma |
Faktura VAT |
|
Charakter |
dokument handlowy |
dokument księgowy |
|
Skutki w VAT |
brak |
obowiązek podatkowy |
|
Odliczenie VAT przez nabywcę |
nie |
tak |
|
Ujęcie w ewidencji VAT |
nie |
tak |
|
Ujęcie w KPiR i przychodzie |
nie |
tak |
|
Cel |
oferta, potwierdzenie zamówienia |
udokumentowanie sprzedaży |
|
Moment wystawienia |
przed zapłatą |
przy sprzedaży lub po zaliczce |
Tabela wskazuje, że proforma i faktura VAT pełnią różne role. Proforma zapowiada transakcję, a faktura VAT ją rozlicza.
Proforma często poprzedza wpłatę zaliczki. Klient otrzymuje dokument z kwotą i numerem rachunku, a następnie opłaca należność.
Sama proforma nie dokumentuje zaliczki. Gdy sprzedawca otrzyma wpłatę, wystawia fakturę zaliczkową, która wykazuje podatek VAT.
Przykład: firma wysyła proformę na 5 000 zł. Po wpłacie 2 000 zł wystawia fakturę zaliczkową na tę kwotę, a resztę rozlicza fakturą końcową.
Proforma porządkuje obieg dokumentów przed płatnością. Dokument zaliczkowy przenosi transakcję do ewidencji podatkowej.
Krajowy System e-Faktur objął większość firm w 2026 roku. Obowiązek wystawiania faktur w KSeF wszedł od 1 lutego 2026 dla dużych firm i od 1 kwietnia 2026 dla pozostałych podatników VAT.
Faktura proforma nie jest fakturą VAT. Z tego powodu dokument proforma nie podlega wysyłce do KSeF.
Przedsiębiorca nadal wystawia proformę w programie do fakturowania lub poza systemem. Do KSeF trafia dopiero właściwa faktura sprzedaży lub faktura zaliczkowa.
Fakturę proforma wystawisz w programie księgowym w kilka chwil. Wybierasz formularz proformy, wpisujesz dane kontrahenta i pozycje transakcji.
Praktyczne wskazówki:
Po opłaceniu proformy wystaw fakturę VAT lub fakturę zaliczkową. Dane z proformy przeniesiesz na właściwy dokument księgowy, co skraca pracę.
„Najczęstszy błąd to księgowanie proformy jako przychodu. Proforma nie jest dokumentem księgowym i nie wchodzi do ewidencji. Przychód i podatek VAT rozliczasz dopiero z faktury sprzedaży lub faktury zaliczkowej. Pilnuj też, aby kwoty i opis na proformie zgadzały się z późniejszą fakturą, bo to upraszcza kontrolę płatności” – specjalista onBiznes.
onBiznes oferuje fakturowanie online zgodne z KSeF, obsługuje księgę przychodów i rozchodów oraz udostępnia portal KSeF do wystawiania i odbierania e-faktur. Dzięki temu wystawisz proformę, a po zapłacie od razu wygenerujesz właściwą fakturę i wyślesz ją do systemu.
Faktura proforma nie jest dokumentem księgowym, a jedynie dokumentem handlowym. Nie trafia do ewidencji VAT, KPiR ani ewidencji przychodów.
Wystawienie proformy nie rodzi obowiązku zapłaty podatku VAT. Podatek rozliczasz dopiero z faktury sprzedaży lub faktury zaliczkowej.
Odbiorca proformy nie ma prawa do odliczenia VAT. Dokument nie ma waloru faktury w rozumieniu ustawy o VAT.
Proforma potwierdza ofertę lub przyjęcie zamówienia do realizacji. Klient widzi kwotę do zapłaty i dane potrzebne do przelewu.
Faktura proforma to dokument handlowy bez skutków podatkowych. Faktura VAT to dokument księgowy, który rodzi obowiązek podatkowy i daje prawo do odliczenia.
Proforma nie zwalnia sprzedawcy z obowiązku wystawienia właściwej faktury. Po dostawie towaru lub wykonaniu usługi trzeba wystawić fakturę VAT.
Proforma nie jest fakturą VAT, więc nie podlega wysyłce do Krajowego Systemu e-Faktur. Do KSeF trafia dopiero faktura sprzedaży lub faktura zaliczkowa.
Proforma może wykazywać kwotę podatku w celach informacyjnych. Taki zapis nie powoduje obowiązku zapłaty tego podatku do urzędu skarbowego.