Ile czasu na wystawienie faktury? Terminy wystawienia faktury
Co do zasady fakturę należy wystawić do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży. Od tej reguły ustawa o VAT przewiduje jednak szereg wyjątków – z terminami od 7 do 120 dni.
Spis treści
Termin wystawienia faktury to maksymalny czas, jaki przepisy dają przedsiębiorcy na udokumentowanie transakcji sprzedaży. Wynika on z art. 106i ustawy o VAT i jest powiązany z momentem powstania obowiązku podatkowego.
Obowiązek podatkowy w VAT powstaje co do zasady w momencie dokonania sprzedaży. Data wystawienia faktury musi być z nim spójna – przekroczenie terminu nie unieważnia dokumentu, ale może skutkować nieprawidłowym rozliczeniem podatku od towarów i usług i konsekwencjami podczas kontroli skarbowej.
Jeśli chcesz uprościć fakturowanie i księgowość w firmie, zacznij od narzędzi, które działają razem: program do wystawiania faktur oraz KPiR online. onBiznes pozwala szybko ogarnąć sprzedaż i ewidencję w jednym miejscu, dzięki czemu łatwiej pilnujesz dokumentów, terminów i porządku w finansach.
Art. 106i ust. 1 ustawy o VAT wskazuje termin wystawienia faktury VAT jako 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę.
Przykład: usługa wykonana 10 marca → fakturę należy wystawić najpóźniej 15 kwietnia.
Ta sama zasada dotyczy faktur zaliczkowych. Jeśli przedsiębiorca otrzymał część lub całość zapłaty przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, fakturę dokumentującą tę zaliczkę wystawia się do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wpłynęła płatność.
Zasada ogólna obejmuje też faktury wystawiane na żądanie osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej. Warunek: klient musi zgłosić żądanie do końca miesiąca, w którym zawarto transakcję. Jeśli zgłosi się później, fakturę należy wystawić w ciągu 15 dni od daty tego zgłoszenia.
Jeden dodatkowy wariant: przedsiębiorca może wystawić jedną zbiorczą fakturę dokumentującą wszystkie transakcje z jednym kontrahentem w danym miesiącu. Termin pozostaje ten sam – 15. dzień dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży.
Ustawa o VAT wymienia branże i rodzaje transakcji, dla których obowiązują inne terminy wystawienia faktury. Poniższa tabela porządkuje najważniejsze z nich.
|
Rodzaj transakcji / usługi |
Termin wystawienia faktury |
|
Zasada ogólna (dostawa towaru, wykonanie usługi) |
Do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży |
|
Usługi budowlane i budowlano-montażowe |
Do 30. dnia od dnia wykonania usługi |
|
Dostawa książek drukowanych (określone kody CN) |
Do 60. dnia od dnia wydania towaru |
|
Dostawa książek z umową o rozliczenie zwrotów |
Do 120. dnia od pierwszego dnia wydania towaru |
|
Usługi drukowania książek, gazet, czasopism i magazynów |
Do 90. dnia od dnia wykonania czynności |
|
Niezwrócone opakowanie zwrotne objęte kaucją |
Do 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania |
|
Niezwrócone opakowanie – brak terminu w umowie |
Do 60. dnia od dnia wydania opakowania |
|
Energia elektryczna, cieplna, chłodnicza oraz gazu przewodowego; najem, dzierżawa, leasing, telekomunikacja, stała obsługa prawna i biurowa, ochrona mienia |
Z upływem terminu płatności |
Dla usług budowlanych i budowlano-montażowych termin to 30 dni od dnia wykonania usługi. Nie od daty wystawienia protokołu odbioru, nie od daty faktycznej zapłaty – od dnia faktycznego wykonania prac.
W praktyce oznacza to, że jeśli ekipa budowlana zakończyła pracę 1 marca, faktura musi trafić do kontrahenta najpóźniej 31 marca. Wielu przedsiębiorców błędnie liczy termin od daty podpisania protokołu – to ryzykowne, gdy protokół jest wystawiany z opóźnieniem.
Przy dostawie książek drukowanych o kodach CN ex 4901 10 00, 4901 91 00, ex 4901 99 00 i 4903 00 00 (z wyłączeniem map i ulotek) oraz gazet, czasopism i magazynów drukowanych (CN 4902) fakturę wystawia się do 60. dnia od dnia wydania towaru.
Wyjątek w wyjątku: gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw, termin wystawienia faktury wydłuża się do 120 dni od pierwszego dnia wydania towarów.
Dla usług polegających na drukowaniu książek, gazet, czasopism i magazynów (a nie ich dostawy) termin wynosi 90 dni od dnia wykonania czynności. Dotyczy to drukarni i podmiotów realizujących zlecenia poligraficzne – z wyłączeniem importu usług rozliczanego na zasadzie art. 28b.
Jeśli nabywca nie zwróci opakowania zwrotnego objętego kaucją, wystawca powinien wystawić fakturę nie później niż 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania.
Gdy umowa nie wskazuje terminu zwrotu, dni od dnia wydania opakowania do wystawienia faktury jest 60. To ważne – brak zapisu w umowie nie zwalnia z obowiązku fakturowania, zmienia tylko punkt odniesienia.
Dla określonej grupy usług i dostaw termin wystawienia faktury VAT upływa wraz z terminem płatności. Dotyczy to:
W tych przypadkach data wystawienia faktury może być wcześniejsza niż termin płatności – ale nie może go przekroczyć. Jeśli umowa najmu przewiduje płatność do 10. dnia każdego miesiąca, faktura za dany miesiąc musi być wystawiona najpóźniej 10. dnia.
Art. 106i ust. 7 ustawy o VAT określa też minimalny dystans między datą wystawienia a transakcją. Faktura VAT nie może być wystawiona wcześniej niż 60 dni przed:
Jeśli przedsiębiorca wystawi fakturę proforma i zamieni ją na właściwą fakturę VAT zbyt wcześnie, może narazić się na zakwestionowanie terminu przez urząd skarbowy.
Wyjątek dotyczy usług i dostaw rozliczanych w następujących po sobie okresach płatności – m.in. usług najmu, leasingu, obsługi prawnej, opłat za media. Dla nich ograniczenie 60 dni nie obowiązuje, pod warunkiem że faktura wskazuje, jakiego okresu rozliczeniowego dotyczy.
Gdy w momencie wystawiania faktury data dostawy towaru lub świadczenia usługi nie jest znana, nie trzeba jej wpisywać. Brak daty sprzedaży na fakturze w takiej sytuacji jest dopuszczalny.
Przedsiębiorca może wystawić jedną zbiorczą fakturę obejmującą wszystkie transakcje z danym kontrahentem w ciągu miesiąca. To rozwiązanie przydatne przy wielu drobnych dostawach towaru lub świadczeniu usług w krótkich odstępach czasu.
Termin wystawienia takiej faktury pozostaje taki sam jak w zasadzie ogólnej – 15. dzień dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano transakcji. Faktura zbiorcza musi zawierać wszystkie wymagane dane dla każdej z pozycji.
“Najczęstszy błąd, który widzimy u naszych klientów, to mylenie terminu wystawienia faktury z terminem płatności. To dwa różne pojęcia. Faktura może mieć 30-dniowy termin płatności, ale sama musi zostać wystawiona w terminie wynikającym z ustawy o VAT – niezależnie od tego, kiedy kontrahent zapłaci.
Szczególnie uważajcie na usługi budowlane. Termin 30 dni biegnie od dnia faktycznego wykonania usługi, nie od daty podpisania protokołu odbioru. Jeśli protokół jest podpisywany tydzień po zakończeniu prac, zostaje wam już tylko 23 dni na wystawienie faktury – nie 30.
Przy usługach rozliczanych cyklicznie – najem, leasing, stała obsługa prawna i biurowa – zawsze wpisujcie na fakturze okres rozliczeniowy, którego dotyczy dokument. To zwalnia was z ograniczenia 60 dni przed świadczeniem usługi i pozwala wystawiać faktury z wyprzedzeniem bez ryzyka zakwestionowania terminu.”
Poznaj narzędzia onBiznes do prowadzenia ewidencji i ksiąg – przetestuj nasz program do KPiR i program do faktur za darmo przez 60 dni i przygotuj się na nowoczesną księgowość w 2026 roku.
Przekroczenie terminu wystawienia faktury nie powoduje automatycznie nieważności dokumentu. Faktura wystawiona po terminie nadal dokumentuje transakcję i może być podstawą do odliczenia podatku VAT przez nabywcę.
Problem pojawia się przy rozliczeniu podatku od towarów i usług przez wystawcę. Jeśli faktura zostaje wystawiona z opóźnieniem, obowiązek podatkowy i tak powstał w momencie dokonania sprzedaży. Urząd skarbowy może zakwestionować moment rozliczenia podatku – i naliczyć odsetki od zaległości podatkowej.
Wystawiać faktury w terminie warto też z powodów czysto praktycznych: kontrahent, który nie otrzyma faktury na czas, nie może jej zaksięgować i odliczyć VAT we właściwym okresie. To generuje konflikty i opóźnienia w płatnościach.
Termin wystawienia faktury VAT zależy od rodzaju transakcji. Zasada ogólna to 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu dostawy lub wykonania usługi. Dla usług budowlanych obowiązuje 30 dni od dnia wykonania usługi. Dla wydawnictw – 60 lub 120 dni od dnia wydania towaru. Dla drukarni – 90 dni od dnia wykonania czynności. Przy opakowaniach zwrotnych – 7 lub 60 dni. Przy mediach, najmie i stałej obsłudze prawnej i biurowej – z upływem terminu płatności.
Fakturę można wystawić maksymalnie 60 dni przed transakcją – z wyjątkiem usług rozliczanych w powtarzających się okresach.
Wystawienie faktury ma przedsiębiorca czas do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym doszło do transakcji. Fakturę należy wystawić najpóźniej do 15. dnia – nie w dniu sprzedaży, ale nie można też czekać dowolnie długo.
Taka sytuacja zachodzi, gdy nabywca zażądał wystawienia faktury po upływie miesiąca, w którym zawarto transakcję. Jeśli żądanie wystawienia faktury wpłynie w kolejnym miesiącu lub później, przedsiębiorca ma 15 dni od daty tego zgłoszenia.
Przy usługach budowlanych i budowlano-montażowych fakturę wystawia się nie później niż 30. dnia od dnia wykonania usługi. Termin biegnie od faktycznego zakończenia prac – nie od daty podpisania protokołu odbioru.
Tak – ustawa dopuszcza możliwość wystawienia faktury do 60 dni przed dostawą towaru, wykonaniem usługi lub otrzymaniem zapłaty. Faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż te 60 dni przed dostawą towaru, chyba że chodzi o usługi rozliczane w powtarzających się okresach.
W przypadku czynności polegających na drukowaniu książek, gazet, czasopism i magazynów termin wynosi 90 dni od dnia wykonania usługi. To wyjątek dedykowany drukarniom – nie obejmuje samej dostawy wydawnictw, dla której obowiązuje termin 60 lub 120 dni.
Wystawić fakturę zaliczkową należy do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano część lub całość zapłaty przed wykonaniem usługi bądź dostawą towaru. Data wystawienia dokumentu nie może jednak wyprzedzać wpływu zaliczki o więcej niż 60 dni.
Nabywca może odliczyć VAT z faktury wystawionej po terminie – dokument pozostaje ważny. Problem leży po stronie wystawcy: obowiązek podatkowy powstał w momencie sprzedaży, więc opóźnienie przy wystawianiu faktur VAT może skutkować naliczeniem odsetek od zaległości podatkowej.
Tak – wystawienie jednej faktury dokumentującej wszystkie transakcje z danym kontrahentem w miesiącu jest wprost dopuszczone przez ustawę o podatku od towarów i usług. Termin wystawienia takiego dokumentu to 15. dzień miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano sprzedaży.